Multi Capture V4 Home

Das Arbeiten aus dem "Home Office" hat, nicht nur wegen der Corona Pandemie, sowohl ökologische als auch ökonomische Vorteile.

Vorteile ergeben sich sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer.

Reduktion von Fahrten sowie den damit verbundenen Reisekosten
reduzierter Bedarf an Büro Infrastruktur
flexiblere Arbeitszeiten
gesteigerte Motivation der Mitarbeiter
usw.

Kombiniert mit einer übersichtlichen und einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche ist MCv4-Home ein System, welches über sämtliche bestehende Datenschutzvorgaben hinausgeht. Die Software läuft auf einem Linux Server.

Die Umsetzung

Unsere Umsetzung wurde exemplarisch für den Arbeitsablauf eines Gerichtes realisiert. (Kann aber auf Kundenwunsch auch an jedes andere Szenario angepasst bzw. umgesetzt werden.)

Hierzu werden alle relevanten Arbeitsschritte, von der Übersendung der Gerichtsakten per Kurier an einen Richter bis zur Ablage aller erstellten Schriftsätze zu dem Vorgang in der Akte bei Gericht, von der Software vorgegeben und in einer Log-Datei zusammengefasst und dokumentiert.

Die Übertragung von Diktaten und Schriftsätzen erfolgt dabei komplett verschlüsselt, unter Berücksichtigung der DSGVO, über einen Server in Deutschland. Alle Daten können nach dem Upload in einem Quarantäne-Container unverschlüsselt für eine Überprüfung vor der weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt werden.

Server Login

Der Login erfolgt in zwei Stufen. In der ersten Stufe wird überprüft, ob es sich bei der Eingabe um eine registrierte Nutzerkennung handelt. Verläuft diese Überprüfung positiv, wird in Stufe zwei das Passwort abgefragt. Anderenfalls wir der Login-Prozess mit der ersten Stufe beendet.

Nutzerrechte

Die Rechte der einzelnen Nutzer können in Nutzergruppen zentral und einfach konfiguriert werden.

Nutzer haben nur die für sie relevanten Funktionen im Zugriff

Des Weiteren sehen sie nur jene Vorgänge, die ihnen zugeteilt sind. Diese Berechtigungen können hierarchisch gegliedert werden.

Nutzerrollen (exemplarisch)

Gerichtspersonal (Gericht)
Richter/in (Home Office)
Schreibbüro (Home Office)
Kurier (Aktentransport)

Merkmale

MCv4-Home ist eine komfortable Anwendung zum Austausch von Audiodateien und Dokumenten.
Die Verbindungen zwischen Teilnehmer und Server erfolgt sicher durch SSL-Verschlüsselung.
Alle Daten auf dem Server werden AES 256 verschlüsselt gespeichert.
Quarantäne-Container zur Überprüfung von Dateien vor der Weiterverarbeitung.
Die Oberfläche gibt einen klaren Arbeitsablauf vor und stellt sicher, dass jeder Nutzer nur im Rahmen seiner Berechtigungen arbeiten kann.
Nutzerrechte können bedarfsgerecht vergeben werden.
Alle Zugriffe und Bearbeitungsschritte werden chronologisch mit den Daten (Datum/Uhrzeit/Nutzer/alter Status/neuer Status) lückenlos protokolliert.
Nach Abschluss eines Aktenvorgangs wird dieser mit sämtlichen Dateien und Daten zum Download für die Archivierung angeboten und anschließend auf dem Server rückstandslos gelöscht.
Optinal: Softwaregestützte Transkription der Diktate